miércoles, 30 de abril de 2014
miércoles, 23 de abril de 2014
Teoría 3º Trimestre
Saluda.
Es un documento que no se usa demasiado, ya que es muy formal. Lo usan las empresas con personas con quienes mantienen una relación amistosa. Algunas de sus normas de redacción son las siguientes:
· Se suele escribir en formato A4
· No se firma ni se sella.
· Se redacta en tercera persona.
El saluda suele tener las siguientes PARTES:
· SALUDA: se pone la palabra Saluda, en un tipo de letra diferente que el resto del texto, y en párrafo aparte.
· CONTENIDO: en el que se incluye el nombre del destinatario y se le presenta alguna información o invitación. Por ejemplo: y se complace en invitarle, en anunciarle, etc.
Nota interior.
Dentro de la propia empresa también nos comunicamos.
La nota interior es un documento que se usa en las empresas para su comunicación interna. A través de ella se realizan peticiones, reclamaciones o notificaciones de un trabajador a otro o de un departamento a otro.
La nota interior no debe ser un documento demasiado formal, ya que no pretende dar una imagen de la empresa al exterior, sino lograr una buena comunicación en su interior, por lo que debe ser cercana.
Su estructura, de forma general, es la siguiente:
· INICIO: en el que aparecerá:
o El nombre de la empresa.
· CUERPO: en el que se indica:
o DE: será el remitente de la nota
o A: indicamos el destinatario
o Asunto: brevemente, el motivo por el que escribimos la nota.
· CONTENIDO
· FINAL:
Memorando.
Es un documento interno, usado por las empresas para intercambiar información entre departamentos o trabajadores de una misma empresa. Se suele usar para comunicar algo o para, dar alguna indicación o instrucción.
· Debe ser breve y conciso.
· La información se debe indicar sin rodeos.
· No se debe incluir información no necesaria.
· No hay que usar expresiones negativas.
En cuanto a la estructura del memorando, un formato puede ser:
· INICIO:
o Membrete de la empresa.
o De: seguido del nombre y apellidos
o Asunto: breve descripción del asunto.
· CUERPO: es el desarrollo del asunto
· FINAL:
o Despedida.
o Firma.
Solicitud o instancia.
Una solicitud o instancia es un documento usado para hacer una petición a una Administración Pública.
Podemos usar una solicitud o instancia a una Administración para solicitar, por ejemplo: becas o ayudas
En el ámbito privado se usan dentro de la empresa para solicitar alguna información a un superior.
Cuando la Administración ha normalizado una solicitud, nos limitamos a cumplimentarla.
La ESTRUCTURA DE UNA SOLICITUD no normalizada, suele ser la siguiente:
ENCABEZAMIENTO O INICIO: incluye los datos del solicitante:
· Nombre y apellidos.
· DNI o CIF
· Domicilio
· CUERPO: se compone de dos partes:
Exposición de motivos.
· Se introduce con la expresión: EXPONE: (si se redacta en tercera persona
· En esta primera parte se exponen los motivos de la solicitud. Estos motivos se redactarán en párrafos distintos y se introducirán con la palabra “Que”.
· Finalizamos con alguna de estas expresiones: “De acuerdo con lo anterior”, “y como consecuencia”, “Es por ello que”.
· Solicitud propiamente dicha.
· Se introduce con la siguiente expresión: SOLICITA:
· Indicamos nuestra petición.
· FINAL
· Firma del solicitante.
Informe.
· Un informe es el documento que contiene información sobre una materia concreta y que refleja el resultado de una investigación.
· Tiene el propósito de dar a conocer algo: presentando hechos y datos, su análisis e interpretación.
· El propósito del informe es informar. Estructura del informe.
Los informes no tienen una estructura fija, tendrán que adaptarse al contexto, a la persona que los redacta y al tipo de informe de que se trate.
Convocatoria.
La convocatoria es un documento mediante el cual citamos, de forma oficial, a un grupo de personas a tratar un determinado asunto, en un lugar, fecha y hora determinados.
También se usa una convocatoria como una forma de publicación para difundir información de interés general, proveniente de una Administración Pública, como puede ser: la convocatoria de puestos de trabajo.
· Fecha, lugar y hora de reunión.
· Orden del día: relación detallada de los asuntos que se van a tratar.
Estructura de la convocatoria.
La estructura o partes que componen una convocatoria, de forma general, son los siguientes:
· INICIO: en el cual debemos incluir:
o Membrete de la empresa.
o La palabra CONVOCATORIA, o la expresión “Se convoca a”
· CUERPO: Estará formado por el orden del día, enumerado en el orden en que serán tratado los distintos asuntos que lo componen.
· FINAL:
o Firma del Secretario o responsable.
Certificado.
· La asistencia, participación u organización de un curso, jornada o acto.
· Los estudios realizados.
· Los resultados académicos, etc.
El certificado se emplea tanto en la Administración Pública como en la empresa privada
A efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente. Por lo tanto, si se expide un certificado que no es verdadero él será el responsable.
Estructura del certificado.
La estructura de un certificado es la siguiente:
· INICIO:
o Membrete de la empresa
· Palabra CERTIFICA.
· CONTENIDO:
o El hecho que origina el certificado.
· CONSTATACIÓN: Se suele usar la frase: “Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición del interesado”.
· FINAL:
Una autorización es un documento a través del cual se permite a una persona realizar aquello que previamente, por escrito o no, ha solicitado, siempre y cuando cumpla con los requisitos necesarios.
Podemos entender una autorización desde una doble vertiente:
· Como un permiso o licencia que concede el jefe a un empleado,
· Como licencia o representación que se le da a otra persona para que realice un trámite en nuestro lugar.
La estructura de una autorización puede ser la siguiente:
· INICIO:
o Membrete de la empresa u organismo.
o La expresión: Se autoriza a.
o D.N.I. del beneficiario.
· CONTENIDO:
o Cosa o cosas a las que se le autoriza.
o Los motivos de la ausencia son: y se describen dichos motivos.
· FINAL:
o Persona y cargo de la persona que autoriza.
o Firma de la persona que autoriza.
Acta.
El acta es un documento por el que queda testimonio escrito de los hechos o acuerdos tomados en una reunión o asamblea.
Por tanto, un acta da fe de los hechos desarrollados en reuniones, que previamente han sido convocadas formalmente. Es el secretario, por medio de su firma, el que se encarga de dar fe de ese documento. Igualmente, deben firmar los restantes miembros que conforman el órgano que convoca la reunión.
También hay que tener en cuenta que las actas deben ser APROBADAS.
· Cuando se trata de una única reunión, el último punto del orden del día recogerá la lectura y aprobación de la presente acta.
· Lo más usual, es que la reunión obedezca a una secuencia de reuniones. En este caso, en la siguiente reunión, en el primer punto del orden del día, se recogerá la lectura y aprobación del acta de la sesión anterior.
Estructura del acta.
o INICIO: se recogen:
o Motivo por el que se celebra la reunión
o Relación de los asistentes
o Orden del día
o DESARROLLO: recoge el desarrollo de la reunión
o Si hay votaciones, se detallan
o CIERRE
o Se usa generalmente una fórmula establecida, como: “Y no habiendo más asuntos que tratar, se levanta la sesión”.
o Hora
o Conformidad de los presentes mediante la firma del presidente y del secretario.
Tipos de cartas comerciales.
La carta comercial puede tener muchos modelos o tipos distintos según la finalidad que tenga o según su contenido.
Modelos de cartas comerciales que más se usan, son los siguientes:
· Cartas de solicitud.
· Cartas de pedido.
· Cartas de reclamación.
· Circulares.
· Cartas de ámbito general.
Cartas de solicitud.
Mediante este tipo de cartas se solicita información sobre precios, ofertas, catálogos. Este tipo de carta es una forma de atraer nuevos clientes, por lo que los destinatarios las acogen muy bien. La carta de solicitud tiene el objetivo de pedir información a los proveedores Deben ser breves, pero conteniendo todos los detalles necesarios de la información que deseamos conocer.
Cartas de pedido.
Mediante este tipo de cartas se solicita a un proveedor que nos envíe unas mercancías determinadas. Es importantísimo redactarla de forma clara y sin ningún fallo, de forma que no lleve a confusiones.
En ellas hay que detallar todos los aspectos referentes a la venta: artículo (referencia o nombre), cantidad, precio, etc. La carta de pedido implica la aceptación por ambas partes de las condiciones de venta.
Es conveniente que sean contestadas. Si se aceptan todas las condiciones de venta el proveedor debería contestar para confirmar el pedido o bien devolver la misma carta firmada. En caso contrario, también es necesario contestar para indicar cosas como por ejemplo:
· Las modificaciones o las cuestiones con las que no está de acuerdo.
· Si va a haber algún retraso en la entrega.
Cartas de reclamación.
En una empresa se pueden recibir reclamaciones, pero también puede enviarlas. Las cartas de reclamaciones surgen como consecuencia del incumplimiento de lo pactado.
Cuando hacemos una reclamación hay que especificar lo que reclamamos y por qué. Además, en la medida de lo posible, debemos indicar una solución al problema que originó la reclamación. Se debe usar un lenguaje cortés, pero firme.
Cuando en una empresa se recibe una reclamación debemos actuar de la siguiente forma:
· Si tienen razón los reclamantes: se deberá aceptar la reclamación, se pedirán disculpas, se explicarán las causas y se tomarán las medidas oportunas para solucionarla. Hay que comunicar que nunca más se volverá a producir.
· Si no tienen razón los reclamantes: debemos ser firmes en nuestra respuesta y buscar argumentos sólidos para indicar en qué están equivocados, pero siempre con mucho tacto.
Circulares.
La circular es una forma de correspondencia que se usa cuando un asunto interesa o afecta a varias personas. Lo que se hace es que se manda el mismo escrito a todas ellas y, de esa forma, se ahorra tiempo.
Se pueden usar para comunicar, por ejemplo, cambios de horarios, de dirección, cierre por vacaciones o ventas por correo.
En este tipo de cartas hay que cuidar mucho la presentación, ya que debemos dar la sensación a cada destinatario, de que la carta ha sido escrita para él.
Debido a que las circulares pueden tratar muchísimos temas, no existe una norma general en cuanto a su redacción.
Cartas de ámbito general.
Esta modalidad de cartas abarca todas aquellas que no se relacionan de forma tan directa, como lo hacían las anteriores, con operaciones de compraventa.
Se recogen cartas como algunas de las siguientes:
· Publicitarias.
· De agradecimiento.
· A entidades de crédito (solicitar cheques, por ejemplo).
· De cobro (para hacer efectivas deudas pendientes).
· De contabilidad (enviando letras de cambio para su aceptación, por ejemplo).
· De acuse de recibo.
La carta comercial.
Para una empresa es esencial su comunicación con el exterior; con clientes, proveedores. Actualmente, debido a la existencia de medios más rápidos y directos la carta comercial ha perdido parte de su importancia, pero a pesar de ello; la carta comercial es una de las formas de comunicación escritas más usadas por las empresas.
Las cartas comerciales tienen una doble finalidad:
· Informar y comunicarse con el exterior.
· Son una tarjeta de presentación de la empresa, transmitiendo una imagen de ésta al receptor.
Nociones básicas de cartas comerciales.
Antes de empezar a escribir una carta comercial debes tener en cuenta una serie de cuestiones o pasos a seguir, para que de esa forma el mensaje que queremos transmitir con ella se entienda correctamente y no dé lugar a malos entendidos. Son los siguientes:
Antes de empezar a escribir una carta es necesario realizar una planificación previa. Para ello debemos:
· Establecer claramente el objetivo que pretendemos conseguir con la carta.
· Tener claro el mensaje que se va a transmitir.
· Cuando vamos a comunicar un mensaje agradable:
· Es conveniente empezar la carta con la idea principal.
· Se termina con el recordatorio de la idea central.
Cuando vamos a comunicar mensajes desagradables o negativos:
· Primero debemos exponer las razones que nos han llevado a esa noticia o situación negativa.
· Posteriormente presentamos los hechos y datos.
· Después la idea principal.
· Terminaremos con una idea positiva.
Exigencias básicas de las cartas comerciales: presentación.
Lo primero que hay que decir es que hoy en día ha cambiado el estilo de los escritos. Las fórmulas pomposas han dejado hueco a los tratamientos directos y concretos. A continuación te mostramos algunas de las exigencias básicas o más importantes a la hora de redactar una carta comercial:
· Lo más importante es el ASPECTO VISUAL. Es necesario no sólo que redactemos correctamente (sin faltas de ortografía o con buena expresión), sino que también el escrito tenga un aspecto que, en un primer vistazo, invite a la lectura.
Por lo tanto, la presentación del escrito es fundamental, dentro de ella destacamos:
1. No puede haber tachaduras, erratas o faltas de ortografía y debemos usar correctamente los signos de puntuación.
2. En cuanto a la LETRA: no se deben usar muchos tipos de letras en un mismo escrito, ni tampoco muchos tamaños.
3. Se evitará el uso de abreviaturas.
4. No hay que apretar el texto dentro de la página, para ello podemos dejar un espacio entre un párrafo y otro.
5. Equilibrio entre los márgenes y el contenido del escrito.
6. El texto debe estar centrado y justificado a ambos lados.
7. El dorso o parte trasera de la página del escrito debe ir en blanco y si ocupa más de una página el membrete sólo lo ponemos en la primera.
Otras exigencias básicas de las cartas comerciales.
Además de tener una buena presentación, otras de las exigencias básicas de las cartas comerciales son las siguientes:
· Exposición con claridad del mensaje que se quiere transmitir.
· Ya vimos en apartados anteriores los márgenes de los documentos de una forma general. En las cartas comerciales los márgenes que más se suelen usar son los siguientes:
o De 3 a 4 centímetros en el margen izquierdo.
o De 2 a 3 centímetros en el margen derecho, superior e inferior.
· Hay que dar un aspecto positivo a los escritos, para ello es bueno usar el presente como tiempo verbal.
· Usar un estilo dinámico y fácil de leer.
· Si se usa más de una página, éstas deben ir numeradas en la esquina superior o inferior derecha
· En cuanto a la forma de doblarse una carta: se debe hacer en tres partes iguales, con el texto hacia el interior y la parte del membrete hacia el exterior.
Estructura de la carta comercial.
La carta comercial se compone de numerosas partes, que normalmente siguen unas normas ya definidas. Aunque estas normas no son de obligado cumplimiento, sí que facilitan tanto el redactar como el leer dicho documento.
La ESTRUCTURA de la carta comercial es la siguiente:
1. ENCABEZAMIENTO O INICIO.
2. CONTENIDO.
3. CIERRE.
A continuación veremos cada una de estas partes de la carta comercial.
Encabezado o inicio.
Imagina que recibes una carta. ¿En qué es en lo primero que te fijas? ¿Si tiene un bonito membrete qué sensación te causa? ¿Y al revés?
El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Tiene las siguientes partes:
MEMBRETE: Generalmente en él figura el logotipo o imagen identificativa de la empresa, así como el nombre de la misma, la dirección postal y de correo electrónico y los números de teléfono y fax.
· Esta parte de la carta comercial es muy importante, ya que suele transmitir la imagen de la empresa, por lo tanto, debe prestarse mucho cuidado a la hora de su elaboración.
· DESTINATARIO: se coloca en la parte izquierda de la hoja, un poco más bajo que la fecha, lleva todos los datos del destinatario: nombre y dirección completa, indicando, si es necesario, a la persona a quien va dirigido el escrito (para ello usamos A/A y el nombre de la persona a cuya atención se dirige la carta).
· REFERENCIA: sirve para identificar la carta o hacer referencia a aquella a la que contestamos. Se sitúa en la parte izquierda, debajo del destinatario.
o ASUNTO: breve resumen del motivo de la carta. Se sitúa en el margen izquierdo, sin sangría.
Contenido.
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial es el contenido de dicha carta. El contenido tiene las siguientes partes:
o SALUDO: El saludo es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario y que se emplea inmediatamente antes del texto de la carta. Se sitúa debajo del asunto, las principales formas de saludo son las siguientes:
§ Señor, Señores, Estimado señor, Distinguido señor, Distinguido amigo, Querido amigo: no es conveniente usar Sr. seguido del primer apellido, pues es muy agresivo.
§ Introducción: tiene como finalidad captar la atención del destinatario. Normalmente se usan frases ya definidas, Por ejemplo:
§ En respuesta a su carta del.... En relación a su.... En referencia a... Es de nuestro agrado comunicarles...
§ Desarrollo: desarrollo de la idea básica
§ Conclusión: Debe ser recordatorio y que convenza al destinatario.
Cierre.
La siguiente parte dentro de la estructura de una carta comercial, es el cierre o final de dicha carta. El cierre tiene las siguientes partes:
o DESPEDIDA: consiste en una frase breve, que debe coincidir con el tono del saludo y del resto de la carta. En los últimos tiempos se ha eliminado el uso de fórmulas pomposas en las despedidas y se usan otras más simples, como las siguientes:
§ Atentamente, reciban un cordial saludo, sin otro particular, le saluda atentamente, dándoles las gracias por anticipado, reciban un cordial saludo, en espera de sus noticias, le saluda atentamente.
o ANTEFIRMA: se sitúa en la parte derecha de la carta comercial, debajo de la despedida.
o FIRMA:
o ANEXOS:
o POSTDATA: No conviene usarla ya que da la sensación de que somos poco efectivos, ya que olvidamos cosas.
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